FRIENDS of the German School Washington Charitable Trust – Monthly Communication to Membership – August 2020
Dear FRIENDS,
We hope that you and your families are all remaining safe and healthy; and you are enjoying the last few days of summer break! As promised in our introductory email, we wanted to update you in our August newsletter on what your Board has been working on as well as to share some thoughts on our plans for the coming school year and beyond.
Transition:
We have successfully completed the transition from the old to the new Board. There are a few items that we are still working on due to the challenges of scheduling meetings during the vacation break, but overall, this transition has been smooth, and we are ready for the new 2020-2021 School Year! We have a solid foundation to build on and look forward to working together as a community and leading the FRIENDS through these unusual times.
Financial and Tax Records:
Since this topic was discussed in our June meeting and in order to finally put it to rest, we wanted to inform you that as part of the handover, the New Board has received all financial and tax records of our Association. We have reviewed them and confirm that all accounts are in good order and that required tax returns have been filed in compliance with applicable laws. These documents are readily available to all members. For your convenience, the 2017 and 2018 tax returns are available on the IRS website. The 2019 return has been filed and should also be accessible online in due course. There are no inconsistencies or irregularities. If you have any lingering questions or doubts regarding the integrity of the FRIENDS’ financial and tax records at all, we urge you to get in touch with us so we can provide access these documents and do our best to address any remaining concerns.
Board Elections, June 2020:
We wanted to share some further information regarding to the election of the New Board, as we plan on using the same approach during the next election in our Fall membership meeting.
On Sunday, June 21, a test run was conducted via Election Runner. 116 emails were sent to our active members asking them to vote for fictional candidates during 9am to 3pm EST.
For the member meeting on June 22, Zoom's waiting room functionality was used to ensure non-members would not be able to join our meeting. With this control, 63 members joined and were eligible to vote, with one vote per family.
The election runner fraud analysis was run to ensure there were no inconsistencies such as double votes or weighting of votes the screens were shown in the meeting and visible to everyone.
The results for the entire election can be seen in last month’s communication sent on July 22.
Meeting Conduct:
We have had a few members reach out to regarding the conduct to the June membership meeting. The New Board would like to reiterate that it is deeply committed to improving the management of meetings, virtual or in person. We are counting on all members to be respectful with one another and are confident that we will be able to progress and communicate effectively. With the current pandemic, we are facing a particularly difficult and complex situation, and while we may not always agree, it is more critical than ever to be kind and patient with one another. We also agree on the need to revisit the structure of the Q&A session and to enforce time limits so that all candidates are treated fairly and everyone is given the chance to ask or be heard on topics relevant to the organization. In this respect, we believe that a Code of Conduct, that the Board of School is currently developing will be a powerful tool to help us conduct our meetings in the most constructive and respectful manner possible.
Online Presence & Upcoming Events:
The Pandemic is confirming our belief that we need to expand our online presence. We are also working on streamlining current processes such as new member on-boarding & payment logistics. We also are brainstorming ideas for re-branding, an effective social media presence and other ways for us to stay better connected during this pandemic. Separately, we confirmed that we will be participating in the Welcome to School / Back to School online event on August 19. We look forward to having the opportunity to introduce ourselves to our community, especially to the new families. Regarding to the Annual Christmas Market, we have agreed with the School that if we are able to hold an in-person event (obviously depending developments on the health crisis), the Market would only be held outdoors. We are also looking to potentially adding an online market component - keep you all posted on that. Members with experience with online sales or as a seller of goods or services are particularly encouraged to reach out to us in this regard.
We're looking forward to seeing many of you when School starts in a few days - whether virtually or in-person. Stay safe and please be in touch with any questions and suggestions.
Your Board
Kathy Dooley - Rhita Douglass - Dr. Thomas Haag - Michael Heinen - Federico Jacoby - Johanna Nighbert - Dr. Thomas Rehermann - Christopher Sheldon - Dr. Clemencia Torres de Maestle
Liebe FRIENDS,
Wir hoffen Euch und Euren Familien geht es gut und alle sind gesund und munter; und ihr geniesst die letzten Tage der Sommerferien. Wie in unserem letzten Mail versprochen, wollten wir Euch mit unserem monatlichen Newsletter bezüglich unserer Fortschritte, Arbeit und Gedanken zu dem neuen Schuljahr auf dem Laufenden halten.
Uebergabe:
Wir haben die Übergabe vom alten zum neuen Vorstand abgeschlossen. Es gibt noch ein paar offene Punkte bedingt durch die Sommerferien, aber insgesamt hat die Übergabe gut geklappt und wir freuen uns ins neue Schuljahr 2020 - 2021 zu starten. Wir können auf ein solides Fundament bauen, freuen uns als Gemeinschaft zusammenzuarbeiten und die FRIENDS durch diese ungewöhnlichen Zeiten zu leiten.
Finanz und Steuerunterlagen:
Da dieses Thema in unserem Meeting im Juni besprochen wurde und um es endgültig abzuschließen, wollen wir Euch darauf hinweisen, dass wir im Rahmen der Übergabe alle Finanz- und Steuerunterlagen erhalten haben. Wir haben alles überprüft und können bestätigen, dass alle Konten in einwandfreiem Zustand sind und alle Steuererklärungen den geltenden Gesetzen und Vorschriften gemäss eingereicht wurden. Alle Unterlagen können von Mitgliedern eingesehen werden. Die Steuererklärungen für 2017 und 2018 sind auf der IRS Website verfügbar. Die Steuererklärung für 2019 wurde eingereicht und sollte ebenfalls demnächst online verfügbar sein. Es gibt aus unsere Sicht keine Unregelmässigkeiten. Falls es immer noch Fragen oder Zweifel zur Integrität der Finanz- und Steuerunterlagen der FRIENDS gibt, fordern wir Euch auf bei uns zu melden, damit wir Dir relevante Dokumente zusammen durch schau können und etwaige Fragen beantworten können.
Vorstandswahlen, Juni 2020:
Wir wollen noch ein paar Informationen zu den Wahlen des neuen Vorstands mitteilen, da wir für die bevorstehende Wahl während unserer Mitgliederversammlung im Herbst mit demselben Verfahren planen.
Am Sonntag, den 21. Juni wurde ein Test Run via Election Runner vorgenommen. 116 Mails mit der Aufforderung für fiktive Kandidaten zwischen 15 Uhr und 21 Uhr zu wählen wurden an unseren aktiven Mitglieder verschickt.
Es wurde der Zoom Warteraum für die Mitgliederversammlung am 22. Juni eingeschaltet um zu versichern, dass keine Nichtmitglieder an der Versammlung teilnehmen konnten. Mit dieser Kontrolle nahmen 63 Mitglieder teil und waren somit stimmberechtigt durch eine Stimme pro Familie.
Die Betrugsanalyse des Election Runners wurde durchgeführt um sicherzugehen, dass es keine doppelten Abstimmungen oder verschiedene Gewichtungen von Stimmen gab. Dies wurde uns auf allen unseren Bildschirmen gezeigt.
Das Gesamtergebnis hatten wir schon in unserem letzten Email mit angehängt.
Verhalten während der Versammlung:
Einige von Euch haben uns bezüglich des Verhaltens einiger Mitglieder während der Mitgliederversammlung kontaktiert. Der neue Vorstand möchte noch einmal betonen dass wir uns dazu verpflichten, das Management unserer Treffen zu verbessern, sei es virtuell oder persönlich. Wir zählen auf Euch alle respektvoll miteinander umzugehen und sind zuversichtlich in Zukunft besser zu kommunizieren und zu verwalten. Mit dieser Pandemie durchgehen wir eine schwierige und komplexe Situation. Selbst wenn wir nicht immer alle derselben Meinung sind, ist es wichtiger den je dass wir alle miteinander geduldig und achtungsvoll umgehen. Wir denken auch, dass die Struktur des Frage Teils überarbeitet werden muss und zeitliche Begrenzungen eingehalten werden müssen. Alle Kandidaten verdienen es fair behandelt zu werden und Mitglieder sollen die Chance haben, Themen, die für unseren Verein relevant sind, anzusprechen. Der neue Verhaltenskodex, den der Schulvorstand im Moment vorbereitet, wird ein gutes Hilfsmittel für die Verwaltung unserer Versammlungen sein.
Onlinepräsenz und Veranstaltungen:
Die Pandemie bekräftigt unser Vorhaben unsere Online Präsenz zu erweitern. Weiterhin arbeiten wir im Moment an unsere Verfahren wie z.B. zur neuen Mitglieder Antragsformulare und Zahlungsvorgängen zu verbessern. Wir denken auch über ein Re-Branding, eine effiziente Präsenz in den sozialen Medien und viele andere Wege nach um während dieser Pandemie besser zusammen verbunden zu sein. Wir werden an dem Willkommensabend unserer Schule am 19. August teilnehmen und freuen uns auf die Gelegenheit uns der Schulgemeinschaft vorstellen zu dürfen, besonders natürlich den neuen Familien. Bezüglich des Weihnachtsmarktes haben wir zusammen mit der Schule beschlossen, dass - falls wir einen Markt an der Schule organisieren können (ja nach Gesundheitslage) - der Markt nur auf dem Schulgelände draussen stattfinden wird. Wir untersuchen auch die Möglichkeit zusätzliche einen Online-Weihnachtsmarkt auf die Beine zu stellen - wir halten Euch da auf dem Laufenden. Falls ihr Erfahrung im Online Verkauf habt, bitte meldet Euch bei uns!
Wir freuen uns Euch in ein paar Tagen zu sehen, sei es virtuell oder persönlich. Bleibt gesund und meldet Euch mit Fragen oder Anregungen.
Euer Vorstand
Kathy Dooley - Rhita Douglass - Dr. Thomas Haag - Michael Heinen - Federico Jacoby - Johanna Nighbert - Dr. Thomas Rehermann - Christopher Sheldon - Dr. Clemencia Torres de Maestle
